Quy tắc sử dụng email công ty trong ISMS

Email là một tài sản của công ty và mọi CBNV sử dụng email công ty đều phải tuân thủ các quy tắc được đưa ra. Các quy tắc này được áp dụng như thế nào?

Quy định về việc sử dụng email công ty trong ISMS bao gồm những nguyên tắc dành cho CBNV của công ty trong suốt qúa trình sử dụng email phục vụ cho công việc. Đối với CBNV, cần nắm vững những nội quy và chính sách của công ty đề ra về việc sử dụng email. Khi sử dụng email doanh nghiệp, công ty sẽ giám sát được toàn bộ email được gửi đi, vậy nên cần gửi mail đúng nội dung và tuân thủ nguyên tắc công ty.

1, Không dùng email công ty vì mục đích cá nhân

Hệ thống email là tài sản của công ty,được cung cấp để phục vụ cho việc vận hành và quản trị công ty. Do đó, đây là công cụ để làm việc và chỉ phục vụ cho công việc. Mọi công việc trao đổi, liên quan đến email của công ty, công ty sẽ quản lý toàn bộ. Vậy nên, không được sử dụng email vì mục đích cá nhân với bất kỳ lý do gì.

2, Thông tin gửi qua email phải được bảo mật

Mỗi email gửi đi đều có cá nhân hoặc nhóm người nhận nhất định, do đó, cần kiểm tra người nhận trước khi gửi email đi. Thông tin phải được bảo mật và chỉ dành cho người nhận. Bất kỳ hành vi sử dụng và tiết lộ trái phép nào đều bị nghiêm cấm. Nếu có thể, hãy mã hóa file, mật khẩu được đặt theo thông tin cá nhân của người nhận. Điều này đảm bảo tính vẹn toàn của thông tin.

Mọi thông tin được gửi đi từ email công ty là tài sản của CMC Global. CBNV có trách nhiệm đảm bảo an toàn về bảo mật thông tin cho tất cả tài sản của công ty.

3, Đính kèm thông báo từ chối trách nhiệm dưới chân chữ ký

Mỗi CBNV khi onboard đều được cấp 01 tài khoản email của công ty để phục vụ cho công việc, do đó, tất cả nhân viên sai khi được khởi tạo và nhận email công ty đều phải đính kèm “Thông báo từ chối trách nhiệm” ở phía bên dưới chân chữ ký email của mình. Thông báo này được CMC Global quy định trong chính sách quản lý email.

Ngoài ra, trước khi gửi email đi, chúng ta cần kiểm tra kỹ các thông tin về địa chỉ người nhận; tiêu đề, nội dung email; file đính kèm, chữ ký để đảm bảo không có sai sót nào trong email gửi đi. Hãy nghiêm túc thực hiện các quy định này nhé.